Tilitoimisto TiliTildan asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Tilitoimisto TiliTilda on sitoutunut suojelemaan yksilöiden oikeuksia ja pitämään henkilötietosi turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietoja.
Rekisterinpitäjä
Tilitoimisto TiliTilda (3100677-1)
Pitkämäentie 121, 62100 Lapua
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nina Aila, p. +358 40 5673 069,
toimisto@tilitilda.com
Rekisterin nimi
TiliTildan asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät asiat, kuten asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä asiakkaiden tilausten arkistointi ja käsittely. Henkilötietoja käsitellään tilausten, laskutuksen, perinnän, asiakkaan yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, palveluiden kehittämisen, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja asiakkaista:
Asiakkaan perustiedot: asiakasnumero, yrityksen nimi, postiosoite, y-tunnus
Yhteyshenkilön tiedot: etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Laskutukseen liittyvät tiedot
Mahdolliset asiakkaan itsensä antamat muut tiedot
Miten ja millä perusteella käytämme henkilötietojasi
Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimuksen mukaiset velvollisuutemme ja antaa sinulle neuvontaa ja palveluita sekä tiedottamiseen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään asioinnista ja tilauksesta saaduista tiedoista sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sen aikana saaduista tiedoista.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talous alueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta TiliTilda Oy:n ulkopuolelle. Luovutamme tietoja ainoastaan lakisääteisesti viranomaisille pyydettäessä.
Ohjelmat ja niiden tietokannat sijaitsevat palvelinsaleissa, joiden ylläpidosta ja tietoturvasta vastaavat palvelinsaleja ylläpitävät yritykset, jotka toimivat GDPR-asetuksen mukaisesti. Palvelimet sijaitsevat EU:n alueella.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat kulunvalvonnalla varustetuissa palvelinsaleissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Palvelimella tehdyt toimenpiteet rekisteröityy lokiin.
Työasemat on suojattu salasanoin ja jokaisella tilitoimiston työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ohjelmiin, joilla rekisterit sijaitsevat. Henkilöstö toimii tilitoimiston tietoturvaohjeistuksen mukaisesti. Henkilöstöä sitoo Suomen lain mukainen salassapitovelvollisuus sekä erikseen allekirjoitettu salassapitosopimus.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 2. mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 2. mainitulle yhteyshenkilölle.
Tietojen poistaminen asiakassuhteen päättyessä
Asiakastiedot säilytetään arkistoituna 2 vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.